3. Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах I - III ступенів
ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах
усіх типів і форм власності
1. Загальні положення
1.1. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності (далі – Інструкція) розроблена відповідно до вимог законів України «Про освіту», «Про загальну середню освіту», постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.
1.2. Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами та перелік типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності загальноосвітніх навчальних закладів із зазначенням строків зберігання (додаток 9).
1.3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.
Працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.
1.4. Державний нагляд (контроль) за виконанням вимог цієї Інструкції здійснюють Державна інспекція навчальних закладів України та центральні органи виконавчої влади, орган виконавчої влади Автономної Республіки Крим у сфері освіти, місцеві органи управління освітою, яким підпорядковані загальноосвітні навчальні заклади.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства, зміст, якість підготовки та оформлення документів в загальноосвітніх навчальних закладах несуть їх керівники.
1.6. Організація діловодства в загальноосвітніх навчальних закладах покладається на спеціально призначену (призначених) для цього особу (осіб). Спеціально призначена особа, відповідно до покладених на неї завдань:
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання;
здійснює поточний контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів
та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
узагальнює інформацію про документообіг, що необхідна для
прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду та користування ним тощо.
2. Документування діяльності та загальні вимоги до складення та оформлення документів загальноосвітніх навчальних закладів
2.1. Документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про управлінську (організаційно-розпорядчу) діяльність та здійснення навчально-виховного процесу.
2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту діяльності, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.3. У загальноосвітніх навчальних закладах діловодство здійснюється державною мовою.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2.4. Вимоги до документування діяльності на бланках
2.4.1. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.
Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі кутового розміщення реквізитів наведено у додатку 1.
Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі поздовжнього розміщення реквізитів наведено у додатку 2.
2.4.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).
Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
2.4.3. Бланки документів повинні містити наступні реквізити: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail (за наявності), номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), місце для зазначення дати, реєстраційного індексу, посилання на дату та реєстраційний індекс вхідного документа.
2.4.4. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.
2.5. Вимоги до складення та оформлення документів:
2.5.1. Документи можуть оформлюватися у відповідних книгах, журналах або на папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail, номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Реквізити поштової адреси загальноосвітнього навчального закладу зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Під час підготовки та оформлення документів можуть додатково застосовуватись інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
2.5.2. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів або комп'ютерної техніки, здійснюється відповідно до вимог, визначених у додатку 3.
2.5.3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо) дозволяється оформлювати на білому папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм) рукописним способом.
2.5.4. На документах, що складають у загальноосвітньому навчальному закладі його найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування загальноосвітнього навчального закладу застосовується в разі, коли воно офіційно зафіксовано у статуті. Скорочене найменування подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
2.5.5. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024.
2.5.6. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).
У текстах документів, що містять посилання на нормативно-правові акти, та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 01 червня 2013 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено у додатку 4.
2.5.7. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
2.5.8. Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи та посадові особи, а також фізичні особи.
Якщо документ адресовано юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування наводяться у називному відмінку.
Поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.
Якщо документ адресовано керівникові юридичної особи або його заступникові, найменування юридичної особи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування юридичної особи та її структурного підрозділу наводять у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса (вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс).
2.5.9. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
2.5.10. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, і повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформлюється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (доповіді, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.
2.5.11. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статутом загальноосвітнього навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника закладу та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.
У разі відсутності посадової особи, яка повинна підписувати документ, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
2.5.12. Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
2.5.13. Загальноосвітній навчальний заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника закладу, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття осіб на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників загальноосвітній навчальний заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Згідно з оригіналом
Керівник навчального закладу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
Засвідчення підпису печаткою.
2.5.14. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються керівником. Підпис керівника засвідчується печаткою навчального закладу.
2.5.15. Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів про повну загальну середню освіту, золоту медаль «За високі досягнення у навчанні» та срібну медаль «За досягнення у навчанні» нумеруються по сторінках, прошнуровуються і підписуються керівником місцевого органу управління освітою, якому підпорядкований загальноосвітній навчальний заклад. Підпис керівника засвідчується печаткою відповідного органу управління освітою.
2.5.16. Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів.
Книги реєстрації наказів з основної діяльності (адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (особового складу) повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст).
2.5.17. У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.
Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою загальноосвітнього навчального закладу.
2.6. Ділові папери, які надходять до загальноосвітніх навчальних закладів чи відправляються з них, реєструються в журналі вхідної та вихідної кореспонденції. У вихідній кореспонденції (вихідній документації) виправлення не допускаються. Виправлення в діловій документації засвідчуються підписом керівника та печаткою загальноосвітнього навчального закладу.
2.7. Вся ділова документація зберігається в спеціально обладнаних приміщеннях, шафах чи сейфах з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних» і не повинна мати доступу третіх осіб.
2.8. Технології автоматизованого опрацювання інформації в загальноосвітньому навчальному закладі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
3. Особливі вимоги складення деяких видів документів
<>3.1.3.2.Реєстрація документів
4.1. Документи в загальноосвітньому навчальному закладі реєструються незалежно від способу їх створення, одержання, чи відтворення.
4.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації.
4.3. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.
4.4. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, а ті, що відправляються з нього, – у журналі реєстрації документів, створених загальноосвітнім навчальним закладом.
Примірна форма реєстраційного журналу вхідних документів загальноосвітнього навчального закладу наведена в додатку 5.
Примірна форма реєстраційного журналу вихідних документів, створених (внутрішніх) загальноосвітнім навчальним закладом, наведена в додатку 6.
4.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Окремо реєструються:
акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також одержана кореспонденція;
накази (розпорядження) з основних питань діяльності загальноосвітнього навчального закладу;
накази з кадрових питань;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
4.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.
4.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється відповідно до пункту 4.4. Інструкції.
4.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс справи та порядковий номер.
4.9. У загальноосвітніх навчальних закладах може застосовуватися журнальна чи автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) форма реєстрації документів.
4.10. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, викладений у додатку 7.
5. Складення номенклатури та формування справ
5.1. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням строків зберігання справ.
5.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в загальноосвітньому навчальному закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
5.3. Примірна форма номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу наведена у додатку 8.
5.4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи.
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого розпорядчого документа закладу.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
5.5. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
5.6. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).
5.7. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
5.8. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
5.9. Накази з питань основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань та накази з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.
Протоколи засідань колегіальних органів загальноосвітнього навчального закладу групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
5.10. Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу та систематизуються за датами доручень.
5.11. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
6. Зберігання та знищення документів
6.1. Документи (справи) з моменту створення (одержання) або формування зберігаються у закладі до передачі архівній установі.
Керівник загальноосвітнього навчального закладу та спеціально призначена (призначені) для цього особа (особи), зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
6.2. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ.
6.3. Видача справ у тимчасове користування працівникам загальноосвітнього навчального закладу здійснюється з усного дозволу його керівника, а іншим установам – з його письмового дозволу. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
6.4. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника загальноосвітнього навчального закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
6.5. Строки зберігання ділової документації загальноосвітнього навчального закладу наведено у додатку 9.
6.6. Після закінчення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі архівним установам, документи списуються комісією загальноосвітнього навчального закладу з проведення експертизи цінності документів, яку призначає керівник навчального закладу. На списану документацію експертна комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.